Organisatie is de sleutel voor zowel zakelijk als persoonlijk gebruik. Het maakt niet uit wie je bent, is het belangrijk om een goede organisatorische vaardigheden hebben, vooral als het gaat om documenten - waarvan wij allemaal doen op een bepaald punt. In de wereld van vandaag, is de organisatie eenvoudig voor ons gemaakt door het gebruik van computers en elektronische archiveringssystemen. Hoewel deze tool is beschikbaar voor ons, kunnen we nog steeds een beetje hulp nodig met behulp van het aan het grootste voordeel. Als dit uw relatie met elektronisch indienen, kunnen de volgende richtlijnen nuttig blijken.
Stappen
- 1Beslissen welke informatie je wilt elektronisch te organiseren.
- 2Maak een belangrijke elektronische map die alle andere in verband met de verzameling van informatie die u wenst te organiseren zal houden. U kunt ervoor kiezen om het etiket deze map alles wat je wilt, echter, de meeste computers hebben een basis standaard setup van mappen zoals Mijn Documenten, Mijn afbeeldingen, Mijn muziek, etc. die nuttig kunnen zijn voor dit doel. Hint - bij het benoemen van mappen, proberen zo beknopt mogelijk, met de minste hoeveelheid van woorden die duidelijk zal overbrengen wat de map bevat.
- 3Afhankelijk van de hoeveelheid informatie die u wilt organiseren, moet u mogelijk ook om subfolders te creëren binnen de hoofdmap. Bijvoorbeeld, als je probeert om je belastingen elektronisch te organiseren, je zou de hoofdmap "Belastingen" en elke submap label per jaar. Dit type map-submap organisatie zal uw bestanden bewaren in een snelle en gemakkelijke toegang.
- 4Binnen de mappen, is het het beste om data op alle documenten bevatten, en schik ze chronologisch door dergelijke. Misschien wilt u de datum van het document in de bestandsnaam ook omvatten.
- 5Zorg ervoor om verder te gaan back-up van uw bestanden op een schijf, bij voorkeur elke drie tot vier weken.
- 6Als uw elektronische archiveringssysteem groeit, zal je nodig hebt om het actueel te houden door het verplaatsen van documenten naar een schijf die niet meer regelmatig worden benaderd. Door het elimineren van deze rommel, zal het makkelijker voor u om het archiveringssysteem efficiënter te gebruiken.
Tips
- Wanneer dateren van uw bestanden, is het het beste om het formaat te gebruiken - jaar.maand.dag. bijv. 2010/09/29 om ze op orde te houden. U kunt als u liever missen de puntjes en de eeuw dus het eindigt gewoon 100.929.
- Als u meer te werken met uw elektronische indiening systeem, zult u ontdekken wat het beste werkt voor u en de documenten die u wilt organiseren. Het belangrijkste aspect van de organisatie is de functionaliteit, dus is het belangrijk voor u om deze richtlijnen aanpassen aan je eigen definitie van "usability" fit.
- Probeer uw mappen niet dieper dan 3 diep te houden, zal dit voldoende zijn voor de meeste thuis-en zakelijke doeleinden.