E-mail, in het algemeen, gaat alleen platte (ASCII) tekst, terwijl Word-documenten veel opmaak kan bevatten. Er is geen manier om de opmaak van een Word-document volledig behouden wanneer gekopieerd naar het lichaam van een e-mail. Er zijn verschillende opties, echter, afhankelijk van uw doelstellingen.
Stappen
- 1Bevestig uw Word-document naar de e-mail als bijlage, in plaats van in het lichaam van de e-mail. Echter, sommige mensen die de e-mail zal ontvangen een exemplaar van Word geen eigenaar en kan dus niet eenvoudig het document te lezen. Ook, als gevolg van verschillen tussen de computers van gebruikers, een aantal documenten kunnen enigszins anders uitzien.
- 2Uw document opslaan als een RTF (Rich Text Format) bestand van woord, en vervolgens hechten aan de e-mail dat document. WordPad, een stukje software die wordt geleverd gratis met Windows, en bijna alle tekstverwerkers, kunt RTF-bestanden lezen. RTF-bestanden behouden de meeste, maar niet alle, van de opmaak in Word-documenten.
- 3Als u eigenaar bent van de volledige versie van Adobe Acrobat of een andere manier om een PDF-bestand te maken, kunt u uw Word-document exporteren naar een PDF-bestand, en bevestig het PDF-bestand in plaats dan. De Adobe Acrobat Reader-software is gratis, en de meeste gebruikers zullen het al hebben geïnstalleerd op hun computer. Een PDF-bestand zal precies hetzelfde uitzien als het Word-bestand, maar kan niet gemakkelijk worden bewerkt. U kunt een gratis product genaamd PDF Creator ook gebruik (van http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/ ) om PDF-bestanden te maken.
- 4Veel e-mailclients kunt u een aantal opmaak zetten in e-mail. Verscheiden genoemd "rich text" of "html mail", deze functie is toegankelijk op verschillende manieren, afhankelijk van uw e-mailclient. Het stuurt eigenlijk e-mail als HTML (zoals een webpagina) die iets restrictiever dan de RTF-indeling hierboven beschreven. Het is vaak handiger om de tekst te hebben in het lichaam van de e-mail, in plaats van als een bijlage, maar niet alle mensen het ontvangen van e-mail zijn in staat om HTML-mail te ontvangen.
- 5Plak je Word-document direct in uw e-mailclient als platte tekst, maar enkele voorzorgsmaatregelen nemen eerst. Gebruik zo weinig opmaak mogelijk. Verander "gekrulde aanhalingstekens."
Waarschuwingen
- Heb documenten zoals Word-documenten, tenzij echt noodzakelijk niet hechten. Meestal alleen lange documenten moet worden gehecht --- iets anders kan worden gezegd met platte tekst in de body van een bericht. Als je echt nodig hebt van de ontvanger om het document te bekijken precies zoals het op uw scherm, leren hoe je een PDF-bestand te produceren. Als hij nodig heeft om uitgebreide bewerkingen te maken, bevestig het Word-document, of een RTF-bestand.