De meeste leerkrachten zijn e-savvy, en ze hebben bepaalde verwachtingen voor de berichten die zij ontvangen van studenten. Als titel van de leraar is "Universitair docent ',' Associate Professor," of "Professor" moet je de standaard hieronder beschreven gebruiken. De titels van 'docent', 'bezoek aan assistent-professor, "of" gastdocent "meestal wijzen adjunct faculteit, en schriftelijk aan docenten op dit niveau moet je dezelfde standaard gebruiken. Deze professoren en docenten zijn waarschijnlijk gaan om "communicatie" savvy, ongeacht hoe bedreven ze zijn in het gebruik van technologie, en zal het niveau van de communicatie van een student verwacht professionaliteit en de juiste toon te geven. We zullen u helpen te begrijpen die verwachtingen.
Stappen
Opstellen van een e-mail naar een professor
- 1Lees de syllabus. Vaak is de vraag die je zou willen vragen al beantwoord in het materiaal van de professor heeft verstrekt aan het begin van de les. Aanvragen van een professor weer gaan over deze maakt je als je geen serieuze student en alleen slecht voor uw zaak.
- 2Zorg ervoor dat e-mail is echt de beste manier om je probleem te communiceren. E-mail is vaak veel meer tijd in beslag dan een echt gesprek. Het duurt doorgaans langer om tekstverwerker tekst componeren dan om het te zeggen. En zelfs als de e-mail is kort en snel voor u in te zetten, kan de respons waarvoor u vraagt tijdrovend zijn voor de professor. Bijvoorbeeld, e-mailen een professor te vragen "wat heb ik gemist?" is niet cool. Je bent in principe verwacht de professor om de tijd te nemen om op te schrijven van een hele klas voor jou. Ook, geen e-mail om te vragen over je cijfers. Althans in de VS, FERPA wetten betekenen veel universiteiten hebben professoren geïnstrueerd leerjaar gegevens niet te verzenden via e-mail. (Plus cijfers worden beter behandeld in persoon. Ga naar de professor kantooruren of maak een afspraak waar je naar beneden bij elkaar kan zitten en bekijk je werk. Dan is de docent kunt u precies laten zien waar in de opdracht die je kort viel. Ook bent u meer waarschijnlijk tegenkomen als geïnteresseerd in het leren in plaats van een graad grubber gewoon gezeur om extra punten te krijgen.) Indien mogelijk, probeer dan een "live", synchroon gesprek met je docent hebt. Een algemene regel-van-duim is: als het gaat om je docent langer duren om uittypen een antwoord op uw e-mail dan om het te zeggen, te heroverwegen uw gebruik e-mail. Maak gebruik van de professor kantooruren - u kunt bellen en / of opdagen - en de meeste kans krijgen een onmiddellijke reactie. Of, indien de kantooruren werken niet voor u, een afspraak maken voor een bezoek per telefoon of in persoon, hetzij op een ander tijdstip. Reserve e-mail voor korte uitwisselingen.
- 3Gebruik je academische account. Mensen worden overspoeld met e-mails elke dag, en door het gebruik van uw school-account, heb je een betere kans op het vermijden van het spamfilter, of je docent overslaan rechts over uw e-mail hebben, want het is van een onbekend adres.
- 4Zijn een zinvolle onderwerpregel. Hoewel dit waar is van elke e-mail die u verzendt (die u wenst te worden gelezen), het is vooral belangrijk wanneer je probeert te communiceren met iemand wiens dag is druk genoeg zoals het is.
- Als je docent niet al een voorkeur conventie, dan is een goede standaard is om te beginnen met je cursus afdeling, nummer en rubriek (of dag en tijd natuurlijk), en vervolgens het onderwerp van uw e-mail. Bijvoorbeeld, "PSYC100 Afdeling XX: Vraag over het verzamelen van gegevens voor het project" zou zijn een uitstekende manier om in de onderwerpregel te vullen. Met je academische account en uw goed-titled onderwerp, de professor weet wie je bent en wat u precies wilt, zelfs voordat u op 'Openen'. Deze informatie helpt de professor emails student te organiseren en te prioriteren. Waaronder de sectie informatie is vooral belangrijk voor hoogleraren die meerdere secties van dezelfde cursus leren. Als je niet kan herinneren je sectie nummer, geef dan de dag en het tijdstip van de cursus voldoet (PSYC1001 MW @ 14:00). Benoemen van het onderwerp van de cursus kan bijna net zo nutteloos als een lege e-mail, stel je voor als een groot deel van je werk is het onderzoeken en onderwijzen psychologie onderwerpen, en een e-mail binnenkomt in uw inbox met de titel "psychologie."
- Stuur een bericht nooit zonder onderwerpregel.
- 5Gebruik altijd een groet. Niet beginnen met "Hey" of soortgelijke uitdrukkingen. In het algemeen, moet u gebruik maken van 'Dear Professor Last-naam. " Als de docent niet over een PhD, bedenk dan dat "mevrouw" is alleen geschikt voor gehuwde vrouwen die liever het (en dat veel vrouwelijke academici niet de naam van hun echtgenoot te nemen). "Ms" is veiliger, vooral als je niet de burgerlijke staat van de instructeur kennen, en wordt vaak de voorkeur, ongeacht.
- Als hij of zij tekent het antwoord met een voornaam, is het nog steeds het beste om hem of haar te pakken als "Dr Last-naam" of "Professor Last-naam 'in een e-mail. Gebruik niet de voornaam van de professor tenzij u uitdrukkelijk daartoe uitgenodigd. En alsjeblieft, spelt de naam van je docent correct.
- 6Kort en beleefd de reden waarom u e-mailen. Bieden alleen zo veel mogelijk informatie als relevant voor de situatie en de kans op het belang van de professor is. Krijgen tot het punt meteen. Terwijl het document monsters in deze wiki te starten door de schrijver het verstrekken van zijn of haar naam in de body van het bericht, dat is eigenlijk een slechte manier om te beginnen. De professor moet al weten je naam uit de e-rubrieken en van de handtekening van uw bericht. Dus niet alleen is deze informatie overbodig, maar het maakt je klinkt als een 8-jarige schriftelijk zijn of haar eerste penvriend als je begint "Hallo. Mijn naam is...." In plaats daarvan, naar het punt van waarom je aan het schrijven bent. Zorg ervoor dat u de naam of het nummer van de cursus (inclusief sectie info) die je schrijft over, in de e-mail, alsmede in de onderwerpregel bevatten. Deze informatie is de moeite waard ook in het lichaam van de e-mail omdat sommige e-mailprogramma's, zoals Gmail, niet het onderwerp laten zien zodra u de inbox te verlaten.
- 7Als u e-mailen met een probleem, suggereren een oplossing. (Zie tip hieronder.) Wees attent, echter, van hoe uw oplossing extra werk zou kunnen scheppen voor de professor.
- 8Ondertekenen met uw naam. Gebruik voor-en achternaam, en zelfs als je weet dat je docent kent u bij naam, ook uw cursus en deel informatie onder uw naam. Je zult haar redden hebben om erachter te komen wat natuurlijk en deel je praat over wanneer ze moet iets opzoeken over de cursus om uw vraag te beantwoorden
- 9Lees het door. Als u niet beschikt over spellingcontrole op uw e-mail, dan kunt u het bericht kopiëren, plakken in een tekstverwerkingsprogramma, en run spellingcontrole daar. Niet alleen naar de mechanica, maar ook wat u hebt gezegd. Streven naar een beleefde toon, bondige taal, en duidelijk doel.
- 10Als het probleem is lichtgeraakt of de e-mail lange, vraag dan iemand anders om het te lezen, ook. Vraag of uw lezer zou worden beledigd door een dergelijke e-mail als deze waren gericht op hem of haar.
- Maak eventuele wijzigingen nodig zijn, en versturen naar je docent.
- 11Laat voldoende tijd voor een antwoord. Zie onderstaande tips over hoe je het verzuim van een professor te antwoorden pakken. Als u het verzenden van slechts een stukje informatie ("Ik heb de griep en zal niet in de klas op dinsdag, maar Sue zal draaien in mijn papieren voor mij."), Dan is de docent kan besluiten een antwoord nodig. In dit geval bent u klaar.
- 12Zodra een antwoord is ontvangen, erkennen. Een simpel "Dank je," kan voldoende zijn. Indien nodig, schrijf een uitgebreidere email met behulp van deze zelfde richtlijnen om een professioneel effect te bereiken. Indien de zaak wordt niet adequaat opgelost door e-mail, dan vragen om een afspraak te ontmoeten in persoon.
Tips
- Proberen om een peer eerst contact op als het doel van uw e-mail is om uit te vinden wat je gemist bij afwezigheid.
- Gebruik de woorden "alstublieft" en "dank u" - ze echt helpen en zijn universeel gewaardeerd.
- Follow-up. Als er meer dan een paar dagen zijn verstreken en je hebt niet gekregen een reactie, dan is het passend om het beleefd te vragen of de docent ontvangen uw e-mail en had tijd om te overwegen wat je schreef. Het kan efficiënter op te volgen via de telefoon of door een kantoor te bezoeken. Het piepende wiel krijgt het vet, dus wees niet bang om te spreken of een herinnering sturen.
- Erken dat verzoeken die slechts een paar seconden kan duren om te schrijven en te verzenden kan veel langer duren om te vervullen. Als u een cijfer berekend, of een volledig overzicht van wat je gemist hebt tijdens uw afwezigheid, of iets anders dat arbeidsintensief kan zijn, dan bieden om tot kantooruren komen als de professor verkiest.
- Beleefd zijn betekent niet dat je een doetje. Als je een behoefte, maak het bekend. Terwijl u een vraag, moet niet te maken, kunt u zeker maken een suggestie. Bijvoorbeeld, als u een operatie gepland op de dag van de finale, dan moet je meer doen dan alleen de conditie van uw conflict. Je moet bieden om het examen te vroeg te nemen, verzoeken een onvolledige, aan te bieden aan een afstudeerproject in de plaats van het examen, of heden welke andere idee dat je denkt dat zou het probleem oplossen naar ieders tevredenheid te dienen. Zorg ervoor dat u open blijven voor andere suggesties, zoals de professor ideeën van zijn of haar eigen kunnen hebben.
- Laat voldoende tijd voor een reactie. Sommige professoren werken niet op de campus elke dag en kan toegang tot internet thuis niet, dus je kan nodig zijn om een paar dagen wachten.
Waarschuwingen
- Schrijven "Ik wil niet onbeleefd zijn" niet grofheid elders in de e-mail te ontkennen.
- Vraag niet "als" je iets op een dag dat je afwezig waren gemist. Natuurlijk deed je dat!
- Niet de uitdrukking ASAP gebruiken (als in, "Gelieve terug te krijgen naar me ASAP") of andere permutaties van deze zin.
- Terwijl u uw professoren mogen alleen in de klas onderwijzen van een paar uur per week, bedenk dan dat ze andere cursussen en vele niet-onderwijzend verantwoordelijkheden als onderdeel van hun functiebeschrijvingen. Uw zorgen zijn en belangrijk voor hen moeten zijn, maar ze mogen niet in staat zijn om deze aan te pakken op de exacte momenten die u wilt.
- Niet al uw professoren als groep e-mail, tenzij de situatie is nijpend.
- Heb een gesprek met een docent niet beginnen met de vraag: "Heb je mijn e-mail te krijgen?" Uw professoren krijgen veel e-mails en kan niet onmiddellijk herinneren ze allemaal precies op het moment dat je vraagt. In plaats daarvan, zeggen: "Ik stuurde u een e-mail gistermiddag over XYZ. Heeft u een moment om nu over praten, of zou ik later kom naar uw kantoor? ' Als het een grote klas of in het begin van het semester voordat een professor namen alle leerlingen 'heeft geleerd, dan moet je misschien aan hem of haar van uw naam te herinneren.
- Zorg ervoor dat u alle materialen die je al hebt verstrekt om te zien als je je eigen vraag kan beantwoorden hebben gecontroleerd.
- Als u een klacht heeft of hebben sterke negatieve gevoelens die je probeert op te lossen, dan is e-mail is waarschijnlijk niet uw beste weg. Je nodig hebt om een gesprek met de professor hebben, en e-mail is slechts een manier (per keer). U kunt e-mail naar je docent te vertellen dat je het gevoel een behoefte om te praten over de kwestie en vraag voor het opzetten van een kantoor te bezoeken of een telefoongesprek, maar het is best niet om iets dat je later misschien spijt schrijven.